RECORD MANAGEMENT

Contents

अभिलेख व्यवस्थापन (RECORD MANAGEMENT) 1

अभिलेख (RECORD) 1

असल अभिलेखमा हुनुपर्ने गुणहरु = SURPRISE. 2

अभिलेख व्यवस्थापन (RECORD MANAGEMENT) 2

अभिलेख व्यवस्थापनको महत्व (IMPORTANCE OF  RECORD MANAGEMENT) 3

नेपालको सार्वजनिक प्रशासनमा अभिलेख व्यवस्थापनको महत्व तथा आवश्यकता.. 4

अभिलेख व्यवस्थापनका चरण (STAGES OF RECORD MANAGEMENT) 5

अभिलेख व्यवस्थापनका आवश्यक तत्वहरु. 6

अभिलेखका प्रकार (TYPES OF RECORD) 6

अभिलेख व्यवस्थापनको उद्देश्य... 7

सरकारी कागजात धुल्याउने नियमावली,२०२७. 8

नेपालमा अभिलेख व्यवस्थापन सम्बन्धी समस्याहरु. 11

 

अभिलेख व्यवस्थापन (RECORD MANAGEMENT)

अभिलेख (RECORD)

•      Latin word “recordari” = to keep in memory

•      कार्यसम्पादनको सिलसिलामा सिर्जना भएका, भविष्यमा प्रयोगमा ल्याउन सकिने तथा प्रमाणका रुपमा रहने, तथ्य वा सूचनाहरुको औपचारिक लेखोटलाई अभिलेख भनिन्छ ।

•      Record is a formal writing of any facts of information that created for possible future use.

•      सबै प्रकारका सूचनामूलक दस्तावेजहरु, जसका कानूनी आधारहरु हुन्छन् र जो निर्णय प्रक्रियामा उपयोगी हुन सक्छन्, तिनैलाई अभिलेख भनिन्छ ।

•      जस्तै: पुस्तक, कागजात, नक्सा, ध्वनी, संकेत, फिल्म, भिडियो, कम्प्युटीकृत कपी आदि ।

•      अभिलेख लिखित, सांकेतिक र रेकर्डेड हुनसक्छ ।

•      यो श्रव्य-दृश्य पनि हुन सक्छ।

असल अभिलेखमा हुनुपर्ने गुणहरु = SURPRISE

•      Specific

•      Up to date

•      Reliable

•      Precise

•      Relevant

•      Informative

•      Spontaneous

•      Evidential

अभिलेख व्यवस्थापन (RECORD MANAGEMENT)

•      कार्यालयमा सिर्जना भएका वा प्राप्त भएका चिठ्ठी पत्र, फिल्म भिडियो, कागजात आदिलाई तिनको विषय, प्रकृति, समय, र महत्वका आधारमा सङ्कलन, वर्गीकरण, प्राथमिकीकरण गरी व्यवस्थित गर्ने कार्यलाई अभिलेख व्यवस्थापन भनिन्छ ।

•      अभिलेख प्राप्ती र सिर्जनादेखि आवश्यक कागजातलाई व्यवस्थित रुपमा राख्ने र अनावश्यक कागजातलाई धुल्याउने सम्मका सम्पूर्ण कार्यहरुको समष्टि अभिलेख व्यवस्थापन हो ।

•      कार्यालयमा ‍कार्य सम्पादनका सिलसिलामा उत्पादन तथा सिर्जना भएका वा अन्यत्रबाट प्राप्त भएका लिखत, कागजात, प्रमाण तथा निर्णयहरु व्यवस्थित, सुरक्षित र भविष्यमा चाहिएको बखत सजिलै भेट्न सकिने गरी राख्ने कार्यलाई अभिलेख व्यवस्थापन भनिन्छ ।

•      Records management is “responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of record

•      अभिलेखहरुको सङ्कलन, वर्गीकरण, संरक्षण तथा सम्बर्द्धन गरी यसलाई बहुउपयोगी तुल्याउने कार्यलाई अभिलेख व्यवस्थापन भनिन्छ ।

•      आवश्यक परेको बखत तुरुन्त प्राप्त गर्न सकिने गरी कागजात तथा सूचनाको उचित व्यवस्थापन गर्नु नै अभिलख व्यवस्थापन हो  ।

•      अभिलेखको सिर्जना वा प्राप्ति देखि समाप्ति सम्मका गतिविधिहरुको समुचित व्यवस्थापन नै अभिलेख व्यवस्थापन हो ।

अभिलेख व्यवस्थापनको महत्व (IMPORTANCE OF  RECORD MANAGEMENT)

•      अभिलेखलाई भविष्यसम्म सुरक्षित राख्न

•      अभिलेखको खोजीमा लाग्ने समय बचाउन

•      भविष्यमा प्रमाणको रूपमा पेश गर्न

•      आगामी कार्यका लागि मार्गदर्शन हुने

•      संस्थागत स्मरणका लागि

•      निर्णयमा एकरूपता हुने

•      प्रमाणिकताको सुरक्षा गर्न

•      हस्तान्तरण गर्न

•      व्यवस्थापनका कार्यमा मितव्ययिता

•      स्थानको बचत

•      सरोकारवालाको पहुँच र पारदर्शिता

•      Institutional Memory का लागि

•      पुरातात्विक महत्वका वस्तु जोगाइराख्‍न

•      कार्यसम्पादन प्रकृयालाई प्रभावकारी बनाउन

•      तुलना गर्न सहज

•      विगतको अभ्यास पत्ता लगाउन

नेपालको सार्वजनिक प्रशासनमा अभिलेख व्यवस्थापनको महत्व तथा आवश्यकता

•      राष्ट्रिय नीति, योजना तथा कार्यक्रमहरु तय गर्न आधारका रुपमा उपयोग गर्न,

•      महत्वपूर्ण दस्तावेजहरुलाई सुरक्षित गर्न,

•      महत्वपूर्ण अभिलेखहरुको गोपनीयता कायम राख्न,

•      कार्यसम्पादनमा सरलता, मितव्ययिता तथा प्रभावकारिता हासिल गर्न,

•      निर्णय प्रक्रियामा चुस्तता ल्याई सार्वजनिक सेवा प्रवाहमा प्रभावकारिता सुनिश्चित गर्न,

•      सूचना तथा तथ्याङ्कहरुलाई भविष्यमा उपयोग गर्न सकिने गरी पहुँचयोग्य तुल्याउन,

•      सूचना तथा तथ्यहरुको प्रभावकारी व्यस्थापन मार्फत जवाफदेही तथा नतिजामुखी प्रशासन संयन्त्रको निर्माण तथा सञ्चालन गर्न ।

अभिलेख व्यवस्थापनका चरण (STAGES OF RECORD MANAGEMENT)

C      A      R      D

•      Creation - सृजना

•      Administration - प्रशासन

•      Retention -  धारण

•      Disposition - थान्को लगाउने

•      अभिलेख व्यवस्थापनका चरण
(STAGES OF RECORD MANAGEMENT)

•      1. Creation of records
It is the first stage of record management. It is the most important stage. In this stage records are either created inside the organization or are received from outside the organization in form of letters or notices.

•      2. Storage of records
It is the second step of record management. Once records are created they must be retained or protected. This stage is also known as retention of records. It is the preservation of records for future reference. The records are recorded in such a way so that it can be easily located in the required time.

•      3. Use of records
It is the third stage of record management. In this step the stored records in the past are used for planning, organized, deciding, and preparation of accounts and so on.

•      4. Disposal of records
It is the fourth and last stage of record management. Records cannot be stored forever. Outdated records must be destroyed or disposed.

अभिलेख व्यवस्थापनका आवश्यक तत्वहरु

•      अभिलेख सामग्री (Record Material) : चिठी/पत्र, प्रतिवेदन, टिप्पणी कागजात, नापी नक्सा, डिजाइन, सम्झौता, अदालतको फैसला, अनुमति पत्रहरु आदि

•      कार्य योजना (Action Plan)

•      दक्ष जनशक्ति (Skilled Manpower)

•      प्रयाप्त भौतिक सामग्री (Physical Facilities)

•      कार्यविधि (Procedural Elements)

अभिलेखका प्रकार (TYPES OF RECORD)

•      कर्मचारी अभिलेख

•      वित्तीय अभिलेख

•      प्रगति अभिलेख

•      सम्पत्ति अभिलेख

•      कानूनी अभिलेख

•      पुरातात्विक अभिलेख

•      अति महत्वपूर्ण अभिलेख

•      महत्वपूर्ण अभिलेख

•      उपयोगी अभिलेख

•      अनावश्यक अभिलेख

•      अति महत्वपूर्ण : सन्धि सम्झौता, राष्ट्रिय सीमाना, नापी नक्सा, हातहतियार, सम्पत्ति हस्तान्तरण आदि विषयसँग सम्बन्धित । यो नष्ट गर्न नमिल्ने प्रकृतिको हुन्छ ।

•      महत्वपूर्ण : निश्चित समयसम्म राख्नुपर्ने, हस्तान्तरण गर्नुपर्ने सूचना, खरिद, ठेग्गापट्टा, महत्वपूर्ण प्रतिवेदन आदि १० वर्ष देखि २० वर्षसम्म सुरक्षित राख्नुपर्ने सूचना ।

•      उपयोगी : परिपत्र, निर्देशन, बील आदि । १—१० वर्षसम्म सुरक्षित राख्नु पर्ने खालका सूचनाहरु यसमा पर्दछन् ।

•      कम उपयोगी : साधारण प्रकृतिका कागजातहरु ।

अभिलेख व्यवस्थापनको उद्देश्य

•      शिघ्र प्राप्ति गर्नु

•      अभिलेखहरुको सुरक्षा गर्नु

•      गोप्यता कायम गर्नु

•      उपयुक्त र अध्यवधिक सूचना प्राप्त गर्नु

•      भविष्यमा प्रमाणको रुपमा पेश गर्नु

सरकारी कागजात धुल्याउने नियमावली,२०२७

काम तामेल भएको १ बर्षपछि धुल्याउने कागजातहरु

•      माासिक तथा अर्धवार्षिक प्रतिवेदनहरु,

•      नेपाल राजपत्रमा प्रकाशित भईसकेको ऐन, नियम, आदेश तथा सूचनाको प्रतिहरु र तिनीहरुको प्रकाशन सम्वन्धी लेखापढीहरु,

•      कर्मचारीको विदा सम्वन्धी निवेदन, वैठकको माईन्युट बाहेक वैठक सम्वन्धी अन्य कागजातहरु,

•      दैनिक तथा भ्रमण भत्ता सम्वन्धी अभिलेख,

•      दैवि प्रकोप पीडित सहायता सम्वन्धी कागजात आदि ।

काम तामेल भएको ३ बर्षपछि धुल्याउने कागजातहरु

•      नक्सा र डिजाइन बाहेक निर्माण कार्य सम्वन्धी योजना, ठेक्कापट्टा सम्वन्धी कागजात तिनीहरुको लेखापरीक्षण गराउनु पर्नेमा अन्तिम लेखापरीक्षण गराई फरफारक भएपछि र नगराउनु पर्नेमा काम समाप्त भएपछि,

•      स्थानीय निकायको संख्या थपघट गराउने विषय सम्वन्धी कागजात,

•      लेखा सम्वन्धी कागजात लेखापरीक्षण गराउनुपर्नेमा गराएर अन्तिम फरफारक भएपछि ।

काम तामेल भएको ५ बर्षपछि धुल्याउने कागजातहरु

•      आयोजना वा स्वशासित संस्थाको प्रगति प्रतिवेदन,

•      विदाको रेकर्ड राखिसकेपछि कर्मचारीको हाजिरी फारम,

•      विदेशी राष्ट्रमा सरकारी स्तरबाट पठाइने वधाई, शुभकामना सन्देशहरु,

•      साधरण जानकारीका लागि आएका परिपत्रहरु

•      कर्मचारीको नोकरी विवरण तथा निजको गोप्य प्रतिवेदन सेवा छुटेको ५ वर्ष पुगेपछि ।

काम तामेल भएको १० बर्षपछि धुल्याउने कागजातहरु

•      वार्षिक प्रतिवेदनहरु,

•      हातहतियार विदेश लैजाने तथा ल्याउने इजाजतपत्र सम्वन्धी कागजात,

•      मित्रराष्ट्रहरुका प्रतिनिधीहरुको भ्रमण सम्वन्धी कागजात,

•      कर्मचारीको दरवन्दी आदेश,

•      अधिकार प्रत्यायोजन सम्वन्धी अख्तियारी पत्र ।

काम तामेल भएको २० बर्षपछि धुल्याउने कागजातहरु

•      राहदानी सम्बन्धी मूल किताब र राहदानी सम्बन्धी दरखास्त र अरू भित्री पत्र ।

•      सरकारी वा गैर सरकारी अड्डा, अदालत वा उद्योग धन्दा व्यापार र व्यवसाय वा अन्य कुनै खास कार्यका सम्बन्धमा विस्तृत अध्ययन गरी तथ्याङ्क र सुझाव सहित नेपाल सरकार समक्ष आएको प्रतिवेदन ।

•      निर्माण सम्बन्धी मेजरमेण्ट बूक सो निर्माण कार्य पूरा भएपछि ।

•      कर्मचारीलाई चुनाव लड्न, व्यापार वा व्यवसाय गर्न स्वीकृति दिने सम्बन्धी कागजात ।

कहिल्यै नधुल्याउने कागजातहरु

•      लालमोहर लागेको कागजात ।

•      नेपाल बाहुली निशान भएको कागजात ।

•      विदेशी राष्ट्रहरू, अन्तर्राष्ट्रिय संस्था वा अन्य विदेशी संस्थासँग भएको सन्धी, सम्झौता र तत्सम्बन्धी कागजात

•      नेपालको समय समयको नक्सा ।

•      देशको सीमाना सम्बन्धी लेखापढी भएको कागजात ।

•      नेपालको र विदेशी राष्ट्रका प्रतिनिधिहरूको संयुक्त विज्ञप्ति ।

•      सम्बन्धित मन्त्रालयमा रहने मन्त्रिपरिषद्को निर्णयको मूल प्रति ।

•      देशको शान्ति–सुरक्षा सम्बन्धी महत्वपूर्ण कागजात ।

•      अमुद्रित ऐन, सवाल, सदन, खड्ग निशाना ।

•      चल वा अचल सम्पत्तिका हकदैया दर्शाउने कागजात ।

•      नापी नक्साको कागजात ।

•      कर्मचारीको सिटरोल ।

•      नेपाल सरकार वादी वा प्रतिवादी भएको मुद्दामा अधिकार प्राप्त अड्डा वा अदालतबाट भएको अन्तिम फैसला वा अन्तिम आदेश ।

•      कार्यालय प्रमुखले उचित सम्झेका अरु कागजात ।

•      नागरिकता र नागरिकहरूको मुद्दा सम्बन्धी विषयमा विदेशी राष्ट्रहरूस“ग भएको लेखापढीको कागजात ।

•      आयोगको प्रतिवेदन ।

नेपालमा अभिलेख व्यवस्थापन सम्बन्धी समस्याहरु

•      खोजिएको समयमा प्राप्त नहुनु,

•      वैज्ञानिक तथा आधुनिकीकरण गर्न नसक्नु,

•      दक्ष मानव स्रोतको कमी,

•      तालिम तथा क्षमता विकासको अभाव,

•      परम्परागत तथा म्यानुअल प्रणालीको अवलम्वन गरिनु,

•      आधुनिक सूचना तथा प्रविधिको प्रयोग नहुन तथा प्रयोगमा न्यूनता,

•      पूराना अभिलेखहरुको उचित व्यवस्थापनको अभाव,

•      सुपरीवेक्षण, अनुगमन, मूल्याङ्कन तथा पृष्ठपोषणको कमी

•      Institutional memory का रुपमा सुदृढ तुल्याउन नसकिएको,

•      यसलाई Low Profile Job का रुपमा लिने गरेको,

•      अभिलेख व्यवस्थापनप्रतिको संवेदनशिलतामा कमी रहेको,

•      अभिलेख धुल्याउने सम्वन्धी कानूनी व्यवस्था अप्रयाप्त, अव्यवहारिक, अष्पष्ट हुनुका साथै समसामयिक हिसावले उपयुक्त नरहेको,

•      अभिलेख सुरक्षाको स्पष्ट जिम्मेवारी र उत्तरदायित्वको कमी रहेको,

•      अप्रयाप्त स्रोतसाधनको विनियोजन हुने गरेको,

•      पर्याप्त भौतिक सामग्री र स्थानको व्यवस्था हुन नसकेको,

•      अभिलेख व्यवस्थापन कार्य चुस्त र प्रभवकारी हुन नसकेको ।